MICROSOFT ACCESS (DE AULACLIC)

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

La pestaña Archivo

La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones anteriores se encontraban en el botón Office.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A.

Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la aplicación. También puede que algunas opciones muestren un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.   

Opción que muestra más información. Algunas opciones lo que hacen es mostrar más opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opción Información que muestra información de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las últimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se coloreará con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opción activa.

 

NORMALIZACIÓN DE BASES DE DATOS

El proceso de normalización de bases de datos consiste en aplicar una serie de reglas a las relaciones obtenidas tras el paso del modelo entidad-relación al modelo relacional.

Las bases de datos relacionales se normalizan para:

• Evitar la redundancia de los datos.
• Disminuir problemas de actualización de los datos en las tablas.
• Proteger la integridad de los datos.

En el modelo relacional es frecuente llamar tabla a una relación, aunque para que una tabla sea considerada como una relación tiene que cumplir con algunas restricciones:

• Cada tabla debe tener su nombre único.
• No puede haber dos filas iguales. No se permiten los duplicados.
• Todos los datos en una columna deben ser del mismo tipo.

PASOS PARA EL DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS

Si usa un proceso de diseño de base de datos establecido, puede crear de forma rápida y efectiva una base de datos bien diseñada que le proporciona acceso conveniente a la información que desea. Con un diseño sólido tardará menos tiempo en construir la base de datos y obtendrá resultados más rápidos y precisos.

A continuación se indican los pasos que hay que seguir en el proceso de diseño de una base de datos. Cada paso se trata con mayor detalle en los temas restantes de esta sección.

1. Determinar el propósito de la base de datos   Este paso le ayudará a decidir los datos que desea que Visual FoxPro almacene.
2. Determinar las tablas necesarias   Cuando ya conozca claramente el propósito de la base de datos, puede dividir la información en temas distintos, como "Employees" u "Orders". Cada tema será una tabla de la base de datos.
3. Determinar los campos necesarios   Tiene que decidir la información que desea incluir en cada tabla. Cada categoría de información de una tabla se denomina campo y se muestra en forma de columna al examinar la tabla. Por ejemplo, un campo de la tabla Employee podría ser Last_name y otro podría ser Hire_date.
4. Determinar las relaciones   Observe cada tabla y decida cómo se relacionan sus datos con los de las tablas restantes. Agregue campos a las tablas o cree tablas nuevas para clarificar las relaciones, si es necesario.
5. Perfeccionar el diseño   Busque errores en el diseño. Cree las tablas y agregue algunos registros de datos de ejemplo. Vea si puede obtener los resultados que desea de sus tablas. Haga los ajustes necesarios al diseño.

LLAVE Ó CAMPO CLAVE

El campo llave sirve para localizar un registro dado y eventualmente seleccionar alguno de sus campos. El hecho de que sea no repetido permite utilizar búsqueda binaria para localizar un registro. Si quisiéramos buscar un campo del registro que no es el campo llave la búsqueda tendría que realizarse de manera secuencial, o bien construir una tabla alternativa en la que el campo llave sea el que nos interesa. Es de notarse que no es posible bajo ninguna circunstancia buscar con una llave incompleta o equivocada. 
Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada.

FUNCIONES BÁSICAS DE UNA BASE DE DATOS

Parámetros de las funciones de base de datos:

Los siguientes items son los definiciones de parámetros para todos los funciones de bases de datos.

Base de datos es el área de celdas que define la base de datos.

Campo de Base de Datos especifica la columna en donde opera la función luego de que se aplica el criterio de búsqueda del primer parámetro y las filas son seleccionadas. Esto no se relaciona con el criterio de búsqueda por sí mismo. Use el número 0 para especificar todo un rango de datos. Para referenciar una columna por el nombre del encabezado, coloque la marca de quotation cerca del nombre del encabezado .

Criterio de Búsqueda es el rango de celda que contiene un criterio de búsqueda. Si escribe varios criterios en una fila, se pueden juntar usando Y.Si escribe el criterio en filas diferentes ellos se conectan con un O. Las celdas vacías en un criterio de búsqueda se ignorarán.

Un registro contiene toda la información perteneciente a un elemento (ítem), por ejemplo: los datos de un alumno. Un campo contiene un dato perteneciente al elemento, por ejemplo: su nombre, edad, domicilio, cursos, etc.

Una base de datos es toda la colección de registros, por ejemplo: cuadro de presupuestos de Excel.

BASE DE DATOS

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

REGISTRO

En informática, o concretamente en el contexto de una base de datos relacional, un registro (también llamado fila o tupla) representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura. Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.

CAMPO

En informática, un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo éste un error del sistema operativo. En las hojas de cálculo los campos son llamados celdas.

¿Qué es Dato ó Información?

El dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, espacial, etc) de un atributo o variable cuantitativa o cualitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades. Es un valor o referente que recibe el computador por diferentes medios, los datos representan la información que el programador manipula en la construcción de una solución o en el desarrollo de un algoritmo. Los datos aisladamente pueden no contener información humanamente relevante. Sólo cuando un conjunto de datos se examina conjuntamente a la luz de un enfoque, hipótesis o teoría se puede apreciar la información contenida en dichos datos. Los datos pueden consistir en números, estadísticas o proposiciones descriptivas. Los datos convenientemente agrupados, estructurados e interpretados se consideran que son la base de la información humanamente relevante que se pueden utilizar en la toma de decisiones, la reducción de la incertidumbre o la realización de cálculos. Es de empleo muy común en el ámbito informático y, en general, prácticamente en cualquier investigación científica. En programación, un dato es la expresión general que describe las características de las entidades sobre las cuales opera un algoritmo. En Estructura de datos, es la parte mínima de la información.